Menu

Tiết lộ kinh nghiệm về xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Đằng sau sự thành công của người đàn ông là một người phụ nữ, còn sự đằng sau sự thành công của một sự kiện là một bản kế hoạch.Vậy lý do nào khiến nó trở thành yếu tố quyết định thành bại của sự kiện?Bởi nếu bạn xây dựng được bản kế hoạch tốt, 70% sự thành công đã không còn ngoài tầm với với bạn.Quá nhiều công việc phải suy nghĩ và thực hiện, nếu bạn mắc kẹt tại một giai đoạn nào đó trong tổ chức sự kiện, hãy đọc bài viết này.



1.Loại sự kiện và mục tiêu của sự kiện là gì?


Các hạng mục trong bản kế hoạch luôn dựa trên tính chất của sự kiện, loại sự kiện đang được chuẩn bị tổ chức, khi xác định đúng yếu tố này bạn sẽ tiết kiệm thời gian đồng thời nâng tính chính xác của nó.Mục đích của sự kiện bạn đang tổ chức là gì? Các sự kiện khác nhau có mục đích khác nhau, ví dụ như khai trương là để ra mắt cửa hàng mới, giới thiệu sản phẩm là để quảng bá rộng rãi với mọi người,..Từng mục đích sẽ đi cùng với các mục tiêu khác nhau.


2.Những ai là đối tượng của sự kiện?


Bước quan trọng tiếp theo là xác định đối tượng của sự kiện, nó là cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Nhóm tham gia sự kiện bao gồm MC, lữ đoàn, vũ công,.. là những người phục vụ cho sự kiện với các tiết mục văn nghệ, điều hành buổi lễ, những yếu tố này cũng không thể coi nhẹ, nên cần yêu cầu sự nghiêm túc trong khâu chuẩn bị và tập dượt cho phần này.Nhóm thứ 2 là những khách mời tham dự, nhân vật chính của buổi lễ, những người sự kiện hướng đến, để chắc chắn số lượng bạn nên gửi thư mời trước ít nhất 2 tuần và xác nhận lại trước đó 2 ngày.


3. Tạo thông điệp ý nghĩa cho sự kiện


Các sự kiện thường tạo ra các ấn tượng tốt đối với các khách tham dự thông qua các thông điệp nó lan tỏa, không những gây ấn tượng nhất thời nó còn là những điểm đặc biệt theo các tổ chức, doanh nghiệp tới thật lâu sau đó.Nên kết hợp sự kiện với những ngày đặc biệt để sự kiện ảnh hưởng mạnh mẽ hơn đối với khách hàng. 


4.Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?


Địa điểm và thời gian nên được ấn định và chọn kỹ lượng, đây cũng là yếu tố ảnh hưởng quan trọng đến mức độ truyền tải thông điệp cũng như mức độ hiệu quả của sự kiện.Thư mời không thể thiếu ngày giờ và nơi tổ chức nên chúng phải được quyết định càng sớm càng tốt.


5. Lên chương trình tổ chức sự kiện


Để hướng đến đúng các đối tượng khách hàng cũng như đạt hiệu quả cao của tổ chức sự kiện, chúng ta nên bắt đầu xây dựng tổng quan một chương trình sự kiện, với các mục, các phần được tạo dựa trên các dữ liệu đã tìm hiểu.Các trang thiết bị nên được chuẩn bị từ trước, với những hoạt động giải trí nên bắt đầu viết kịch bản chương trình và tập dượt sẵn cho thật hoàn hảo.


6. Vấn đề truyền thông cho sự kiện



Truyền thông cho sự kiện là các hoạt động công bố các thông tin, hình ảnh hay các thông điệp nhằm thu hút đông đảo người tham gia hoặc quảng bá hình ảnh hoặc thương hiệu cho một doanh nghiệp.Tùy vào loại sự kiện và ý nghĩa cần truyền tải mà các phương tiện truyền thông cần sử dụng cũng khác nhau, tuy nhiên doanh nghiệp hoặc các nhà tổ chức cần quyết định 1 kế hoạch truyền thông phù hợp để tránh những tổn thất về mặt chi phí.


7.Chuẩn bị ngân sách cho sự kiện.


Lên ngân sách dự trù cho tất cả các hạng mục, nên cân nhắc thật kỹ để đạt lợi ích tốt nhất về chi phí.Hy vọng với những kinh nghiệm đã chia sẻ bên trên của chúng tôi sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tạo dựng các bản kế hoạch, chúc bạn thành công hơn trong tương lai.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *